ساعدنیوز: یُعدّ تحدید الأولویات جوهرَ الإداره الفعّاله للوقت. فهو یعنی تحدید المهام التی یجب إنجازها أولًا قبل الانتقال إلى مهام أخرى. ابدأ بوضع أهداف واضحه، ثم رتّب مهامک وفقًا لأهمیتها ومدى إلحاحها.
وفقًا لموقع ساعدنیوز، نظرًا لأن معظم الناس یعانون هذه الأیام من ضیق الوقت وکثره المسؤولیات، أصبحت إداره الوقت من الأمور المهمه بشکل متزاید، خاصه بالنسبه للأشخاص المشغولین. وفی الواقع، فإن الوقت، تمامًا مثل المال، یمکن أن یُهدر إذا لم تتم إدارته بطریقه صحیحه، ومجرد ترکه یمر دون استثماره لن یحقق لنا أی فائده.
ولهذا السبب، یستخدم الناس أسالیب مختلفه لإعداد جداول یومیه أو أسبوعیه تساعدهم على تجنب إضاعه الوقت، واستغلال یومهم بصوره أفضل، وتخصیص وقت کافٍ للمهام التی یتعین علیهم إنجازها. وفیما یلی مجموعه من الاستراتیجیات العملیه لإداره الوقت، والتی یمکن أن تساعدک على تقلیل الوقت الضائع، والاستفاده بصوره أفضل من یومک، وتنظیم مسؤولیاتک بفعالیه أکبر.
من أفضل الطرق لإداره وقتک بفاعلیه أن تخصص بعض الوقت فی نهایه کل أسبوع للتخطیط للأسبوع التالی. حاول أن تسبق مسؤولیاتک وأن یکون لدیک تصور واضح لما ستفعله قبل أن تبدأ.
یمکن أن یکون مساء الأربعاء وقتًا مناسبًا لذلک. خصص من 30 إلى 60 دقیقه لمراجعه المهام التی أنجزتها خلال الأسبوع الحالی، وتحدید المهام التی ینبغی إنجازها فی الأسبوع التالی. ثم خصص وقتًا لکل مهمه وفقًا لدرجه أولویتها.
یساعدک التخطیط المسبق على بدء الأسبوع التالی بذهن أکثر وضوحًا، کما یتیح لک البدء بالمهام الأکثر أهمیه دون إضاعه وقت ثمین.
تتطلب الإداره الفعاله للوقت تحدید موعد بدء المهمه، والمده التی یُفترض أن تستغرقها، والوقت الذی ینبغی أن تنتهی فیه. ویساعدک ذلک على معرفه الوقت الذی تحتاج إلیه فعلیًا للأنشطه المختلفه، وتحدید المهام التی یمکنک إنجازها بصوره واقعیه خلال یوم أو أسبوع.
إذا لم تکن متأکدًا من المده التی ستستغرقها مهمه معینه، فمن الأفضل أن تمنح نفسک نحو 50% وقتًا إضافیًا مقارنه بتقدیرک الأولی. وإذا انتهیت قبل الموعد المتوقع، فیمکنک استغلال الوقت المتبقی لإنجاز مهام أخرى.
ولإداره وقتک بصوره أکثر دقه، تجنب تحمل مسؤولیه مهمتین فی الوقت نفسه. فالترکیز على مهمه واحده فی کل مره یتیح لک العمل بکفاءه أکبر فی معظم الحالات.
کما تضع قائمه بالمهام الجدیده وغیر المکتمله وتخصص وقتًا لها، ینبغی علیک أیضًا تحدید المهام التی لا تحتاج إلى تنفیذها من الأساس.
إن إدراج الأنشطه غیر الضروریه فی جدولک قد یؤدی إلى تشتیت أولویاتک ویمنعک من تحقیق أهدافک الأسبوعیه. لذلک، احذف من جدول الأسبوع القادم المهام التی لا تحتاج إلى إنجازها فی المستقبل القریب.
من النصائح الشائعه المتعلقه بإداره الوقت أن تکتب جدولک ثم تلتزم به حرفیًا. ولکن هذا الأمر لا ینجح دائمًا، لأن الأمور لا تسیر دائمًا وفقًا للخطه الموضوعه.
إذا حدث أمر غیر متوقع وأدى إلى تعطیل جدولک، فقم بتعدیل خطتک وفقًا لذلک. ومع ذلک، احرص على ألا تفقد ترکیزک على أولویاتک. عدّل الجدول مع التأکد من بقاء المهام الأکثر أهمیه فی مقدمه قائمه مسؤولیاتک.
وبهذه الطریقه، یمکنک التعامل مع المسؤولیات الطارئه دون أن تفقد السیطره على یومک بالکامل.
یمیل معظمنا إلى الالتزام بالمواعید عندما یکون لدینا موعد مع شخص آخر. فعلى سبیل المثال، إذا کان لدینا اجتماع مهم مع أحد المسؤولین فی شرکه، فإننا نحرص على الوصول فی الوقت المحدد.
وینبغی أن ینطبق المستوى نفسه من الالتزام على مسؤولیاتنا الشخصیه. تعامل مع مهامک الخاصه بالأهمیه نفسها التی تمنحها لمواعیدک مع الآخرین.
اسأل نفسک: هل تنجز بالفعل الأنشطه التی خططت لها کما هو مقرر، أم أن المشتتات والأفکار الجدیده تجعلک تفقد ترکیزک؟ إذا کانت هناک مهمه معینه مهمه ویجب إنجازها بصوره جیده، فقم بجدولتها کما لو کانت اجتماعًا مهمًا، والتزم بإتمامها.
لدینا جمیعًا حیاه مزدحمه والعدید من المسؤولیات. ومن السهل أن ننشغل بالمشکلات الصغیره، ونؤجل بعض المهام لعده أیام، ثم نهدر فی النهایه قدرًا کبیرًا من الوقت الثمین.
وکجزء من تخطیطک الأسبوعی، تراجع خطوه إلى الوراء وانظر إلى الصوره الأکبر. اسأل نفسک: هل المهام والأنشطه التی أنجزها کل یوم وکل أسبوع تقربنی بالفعل من أهدافی الرئیسیه؟
إذا کانت الإجابه لا، فأعد النظر فی الطریقه التی تنفق بها وقتک.
یمکن تمثیل العلاقه بین درجه إلحاح المهام وأهمیتها باستخدام مصفوفه الأولویات ثنائیه الأبعاد. وتُعد هذه أداه مفیده لتحدید المهام التی ینبغی أن تحظى باهتمامک أولًا.
تساعدک المصفوفه على تصنیف المهام وفقًا لمستوى إلحاحها وأهمیتها.
ومن الأفضل الترکیز على المهام المهمه ولکن غیر العاجله بالضروره. فعادهً لا تسبب هذه المهام ضغطًا فوریًا، لکنها ذات قیمه کافیه لتستحق وقتک واهتمامک.
أما الوضع الأقل فائده فهو قضاء وقت طویل فی مهام عاجله لکنها غیر مهمه. فقد تشعر فجأه بالتوتر بسبب إنجاز مهمه بسیطه نسبیًا لمجرد أنک ترکتها حتى اللحظه الأخیره.
خصص أوقاتًا محدده لفحص رسائل البرید الإلکترونی والرسائل وإدارتها. وحاول تحدید أوقات معینه للتحقق من البرید الإلکترونی أو وسائل التواصل الاجتماعی بدلًا من مراقبتها باستمرار طوال الیوم.
احرص على التحکم فی عدد المرات التی تتفقد فیها رسائلک حتى لا یتحول الأمر إلى عاده تقاطع ترکیزک بصوره مستمره.
تخیل أنک فی اجتماع مهم. هل ستوقف الاجتماع کل بضع دقائق لتفقد بریدک الإلکترونی؟ ینبغی التعامل مع وقت العمل المخصص لک بالمستوى نفسه من الاحترام. فعندما تخصص وقتًا لمهمه معینه، حافظ على ترکیزک علیها.
یمیل کل شخص إلى العمل بصوره أفضل فی أوقات معینه من الیوم. حدد الأوقات التی تکون فیها أکثر إنتاجیه، ونظّم مسؤولیاتک الیومیه حول تلک الفترات کلما أمکن ذلک.
فعلى سبیل المثال، وفقًا لمبدأ 80/20، یمکن لنحو 20% من جهودک أن تحقق قرابه 80% من نتائجک. ویساعدک تحدید الأنشطه التی تحقق أکبر قدر من النتائج على تجنب قضاء وقت طویل فی المهام منخفضه القیمه، والترکیز بدلًا من ذلک على أولویاتک الأساسیه.
تُعد المثالیه المفرطه واحده من الأسباب الرئیسیه للتسویف. فبدلًا من القلق المستمر بشأن إنجاز المهمه بصوره مثالیه، رکز على إتمام العمل.
ومن الطرق التی تساعدک على التعامل مع هذا المیل أن تقیّم عملک بموضوعیه، أو تطلب من شخص آخر تقییمه. فإذا کنت ترى أن المهمه أصبحت جیده بما یزید على 70%، ففکر فی إکمالها بدلًا من استهلاک وقت طویل فی محاوله جعلها مثالیه.
إن الاهتمام المفرط بالتفاصیل الصغیره یمکن أن یستهلک قدرًا کبیرًا من وقتک وطاقتک دون أن یقدم قیمه إضافیه حقیقیه.
کما یتضح، فإن إداره الوقت بفعالیه بالنسبه للأشخاص المشغولین تتطلب تخطیطًا دقیقًا، وتحدیدًا واضحًا للأولویات، واستخدامًا مدروسًا للوقت والطاقه.
ومن خلال إعداد جدول منظم جیدًا وتطبیق تقنیات عملیه لإداره الوقت، یمکنک التعامل مع مسؤولیاتک الأسبوعیه بثقه أکبر وتوتر أقل. کما أن إنجاز مهامک المهمه وفق خطه واضحه یمکن أن یمنحک شعورًا أکبر بالرضا، ویساعدک على الشعور بمزید من الإنتاجیه فی نهایه کل یوم.
